Elektronische Rechnungen im Landesbetrieb Bau und Immobilien Hessen (LBIH)

Mit Inkrafttreten der EU-Richtlinie 2015/55/EU, des darauf basierenden Hessischen E-Government-Gesetzes (HEGovG) sowie der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Hessen (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-V) haben Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber in Hessen seit dem 18.04.2020 die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu übermitteln.

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes oder die E-Rechnungsverordnung anderer Bundesländer gelten für öffentliche Auftraggeber nicht. Dies gilt auch, wenn diese im Rahmen der Organleihe für den Bund tätig sind.

Nach der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung und der E-RechV des Landes Hessen gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format (XML) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Weiterhin muss das Format der europäischen Norm für die E-Rechnung entsprechen und dadurch eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen. Eine bloße Bilddatei oder ein einfaches PDF-Dokument sind demnach keine elektronische Rechnung.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an den LBIH ist grundsätzlich der Rechnungsstandard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist.

Für die eindeutige Zuordnung einer E-Rechnung zu einem Rechnungsempfänger des LBIH wird eine sogenannte Leitweg-ID benötigt. Diese ID ist das Zuordnungskriterium für die Eingangskanäle per E-Mail oder Upload-Möglichkeit.

Die Leitweg-ID Ihres LBIH-Vertragspartners sowie weitere Detailinformationen finden Sie in folgender Datei. Bitte wählen Sie hierzu in der Datei Ihren LBIH-Vertragspartner aus: 

Unser Ziel ist es, unseren Lieferanten ein unkompliziertes und bequemes Abrechnungsverfahren zu bieten. 

Die FAQ-Liste auf dem Verwaltungsportal des Landes HessenÖffnet sich in einem neuen Fenster beantwortet häufig aufkommende Fragen zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen).
 

Rechnungszustellung

Für die Rechnungszustellung bestehen folgende Möglichkeiten im LBIH:

• Per E-Mail an E-Rechnung@ekrw.hessen.de
• Upload-Möglichkeit
  Hochladen von Rechnungen mit AnleitungÖffnet sich in einem neuen Fenster oder Direkt zur AnmeldungÖffnet sich in einem neuen Fenster
   

Wie wird die Rechnung übermittelt?

In Abhängigkeit der Datengröße gibt es zwei Rechnungseingangswege im LBIH. Bitte beachten Sie, dass die E-Rechnung dem gültigen XRechnungsformat nach dem Standard EN-16931 XML-Format bzw. dem aktuell rechnungskonformen ZUGFeRD-Format entsprechen muss. Nicht akzeptiert wird eine reine PDF-Datei ohne Einbettung in eine XRechnung. Rechnungen, die nicht im entsprechenden Format oder den vorgesehenen, nachfolgend genannten Zugangswegen eingereicht werden, können u.U. nicht fristgerecht bearbeitet werden. Auf die Möglichkeit gem. § 4 (4) E-Rechn-V zur Ablehnung einer Rechnung wird hingewiesen.

1. E-Rechnungen können per E-Mail an e-rechnung@ekrw.hessen.de gesendet werden. Jede E-Mail enthält nur eine E-Rechnung als Anhang. Rechnungsbegründende Anlagen können in das XML eingebettet werden. Die Gesamtgröße der E-Mail ist auf 22 MB begrenzt. Folgende Anlagenformate sind zulässig: PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX, ODS. Eine vorherige Registrierung ist nicht erforderlich. Es erfolgt keine Empfangsbestätigung.
    
2. Sofern die E-Rechnung inklusive eingebetteter rechnungsbegründender Anlagen die Datengröße von 22 MB überschreitet, nutzen Sie bitte die Upload-Möglichkeit (bis 100 MB), die Ihnen im Verwaltungsportal des Landes Hessen zur Verfügung steht. Hierzu befolgen Sie bitte nachfolgende Schritte:

• Besuchen Sie die Website Direkte Übersendung von Rechnungen (hessen.de)Öffnet sich in einem neuen Fenster, um sich dort mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kennwort anzumelden. Sollten Sie sich noch nicht registriert haben, wählen Sie die Option „Registrieren“. Bitte beachten Sie, dass keine No-Reply-Adressen akzeptiert werden können, da Ihnen ein Bestätigungslink zugesandt wird.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Upload“ und wählen Sie die entsprechenden Dateien von Ihrem Computer aus. Pro Upload ist nur eine Rechnung zulässig, die im XML-Format vorliegen muss, zusammen mit den dazugehörigen Anhängen. Sollten Sie mehrere Rechnungen haben, laden Sie bitte jede weitere in einem separaten Upload hoch.
• Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche „Ablegen“. Damit werden die Uploads hochgeladen.

Folgende Anlagen-Formate sind zulässig: XML, PDF, D11, DOCX, RTF, TXT, EML, GIF, BMP, PNG, JPEG, JPG, P7S, VCF.

Eine Übermittlung der Rechnungen über die Rechnungseingangsplattformen ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) und OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes) ist nicht möglich. Auch ein Austausch der elektronischen Dokumente über PEPPOL (Webservice) ist nicht möglich.