E-Rechnungen
Hier finden Sie Fragen und hilfreiche Antworten rund um das Thema Baurechnung.
Allgemeine Informationen zur Rechnungszustellung an den Landesbetrieb Bau und Immobilien Hessen finden Sie unter E-Rechnung.
Die FAQ-Liste auf dem Verwaltungsportal des Landes HessenÖffnet sich in einem neuen Fenster beantwortet häufig aufkommende Fragen zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen).
Ja, auch komplexere Rechnungsarten wie die Baurechnung lassen sich grundsätzlich mit dem Standard XRechnung abbilden.
Bitte achten Sie bei der Ausstellung einer elektronischen Baurechnung darauf, den korrekten Funktionstyp der Rechnung („Invoice type code“, BT-3) anzugeben. Für Baurechnungen stehen folgende Funktionstypen zur Verfügung:
Die Nutzung des korrekten Funktionstyps ermöglicht eine reibungslose Verarbeitung bei den Rechnungsempfängern
Nein, bitte verzichten Sie grundsätzlich darauf, Rechnungen in unterschiedlichen Formaten auszustellen und zu übermitteln, da dies bei den Rechnungsempfängern einen deutlich höheren Prüfaufwand bei der Zuordnung der Rechnungen auslöst. Dies kann letztendlich die Zahlung der Rechnung verzögern. Als Rechnungsoriginal gilt nur die erzeugte elektronische Rechnung im Dateiformat XML.
Nachdem Sie den Link oder die Web-Adresse zur Upload-Seite geöffnet haben, gelangen Sie auf eine Website, auf der sie zwei Möglichkeiten haben:
• sich zu registrieren, wenn Sie noch keinen Account haben, oder
• sich einzuloggen, wenn Sie bereits registriert sind.
Auf dieser Webseite ermöglichen wir Ihnen, Ihre XRechnung und die rechnungsbegleitenden Anhänge hochzuladen.
Im Standard XRechnung ist für die Indizierung einer Freistellungsbescheinigung gegenwärtig kein Datenfeld vorgesehen. Da es sich bei der Bescheinigung um ein Bestätigungsschreiben des Finanzamts handelt, ist die Freistellungsbescheinigung als rechnungsbegründende Anlage miteinzureichen.
Die Prüffrist des Auftraggebers beginnt mit Eingang der prüfbaren Rechnung einschließlich der rechnungsbegründenden Anlagen.
Neben der Leitweg-ID als Pflichtinformation im Datenfeld Käuferreferenz (BT-10) zur Identifizierung des Rechnungsempfängers sind im Baubereich häufig weitergehende Rechnungsinhalte für eine reibungslose Weiterbearbeitung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer notwendig. Insbesondere folgende Angaben werden von öffentlichen Auftraggebern bei Auftragsvergaben häufig vorgegeben und sollten bei Ausstellung einer elektronischen Rechnung berücksichtigt werden:
Bitte klären Sie im Vorfeld mit dem Auftraggeber, welche Informationen für die Zuordnung der Rechnung relevant sind.
Weicht der Leistungsempfänger vom Rechnungsempfänger ab, sind der vollständige Name und die Adresse des Leistungsempfängers unter den Lieferinformationen (siehe Informationselement „Delivery information“, BG-13) anzugeben. Bitte achten Sie darauf, die korrekte Leitweg-ID des Rechnungsempfängers zu verwenden.
Ergänzend wird auf die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben zur Rechnungsstellung hingewiesen. Danach reicht für die v. g. Fallkonstellation auch eine c/o-Anschrift aus (siehe Abschnitt 14.5. Abs. 2 Satz 8 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).
Bitte beachten Sie auch hier die ggf. bestehenden Vorgaben des Auftraggebers bzw. Rechnungsempfängers.
Nein, eine Ausstellung von Sammelrechnungen oder kumulierten Rechnungen mit Bezug zu verschiedenen Aufträgen ist nicht möglich.
Die Teilnahmebedingungen bei Bauausschreibungen von Bund und Ländern sehen Preisnachlässe nur als Preisabschläge für das Gesamtangebot vor (Informationsgruppe „Document level allowances“, BG-20). Eventuelle Nachlässe auf einzelne Leistungspositionen sind in den Einheitspreisen einzurechnen.
Zuschläge und Nachlässe im Rahmen der Stoffpreisgleitklausel sollten auf Positionsebene als „Invoice line charges“ (BG-28) für Zuschläge oder als „Invoice line allowances“ (BG-27) für Nachlässe angegeben werden. Die zugrunde liegende Berechnung kann im entsprechenden Begründungsfeld „Invoice line charge reason“ (BT-144) bzw. „Invoice line allowance reason“ (BT-139) übermittelt werden.
Bei Abschlagsrechnungen im Baubereich ist in manchen Fällen ein prozentualer Leistungsstand bei noch nicht vollständig erbrachten Leistungen anzugeben, um anteilig erbrachte Leistungen kenntlich zu machen. Ein reduzierter Leistungsstand wird auf Positionsebene als kalkulatorische Menge im Feld „Invoiced quantity“ (BT-129) ausgewiesen. Auf diese Weise ist stets gewährleistet, dass verarbeitende Systeme die tatsächlich abgerechnete Menge auch als solche verarbeiten. Bitte verzichten Sie darauf, den reduzierten Leistungsstand als Nachlass (via BG-20 bzw. BG-27) in Abschlagsrechnungen auszuweisen. Weitergehende Informationen über die Berechnung der Abrechnungsmenge können bei Bedarf durch einen Textvermerk auf Positionsebene „Invoice line note“ (BT-127) nachrichtlich übermittelt werden.
Nein, die erneute Einreichung einer Korrekturrechnung mit dem ausgezahlten Betrag ist nicht erforderlich.
E-Rechnung
Gibt es Support für weitere Fragen?
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an den Auftraggeber oder die Ansprechpersonen in der jeweiligen Niederlassung bzw. in der Zentrale des LBIH.
