Elektronische Rechnungen im Landesbetrieb Bau und Immobilien Hessen

Mit Inkrafttreten der EU-Richtlinie 2015/55/EU, des darauf basierenden  Hessischen E-Government-GesetzesÖffnet sich in einem neuen Fenster (HEGovG) sowie der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Hessen ( E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-V)Öffnet sich in einem neuen Fenster haben Lieferanten und Dienstleister des Landes Hessen die Verpflichtung E-Rechnungen einzureichen.

Für folgende Fälle gilt nach § 3 Abs. 4 Hessische E-Rech-V die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nicht:

• Bar- und Sofortzahlungen,
• Ausnahmeregelungen nach § 8 oder Härtefallregelungen des § 9 E-Rech-V,
• Rechnungen aus Direktaufträgen ohne Vergabeverfahren bis € 1.000 ohne Umsatzsteuer,
• Verfahren der Gerichte und Staatsanwaltschaften.

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes oder die E-Rechnungsverordnung anderer Bundesländer gelten für öffentliche Auftraggeber in Hessen nicht. Dies gilt auch, wenn diese im Rahmen der Organleihe für den Bund tätig sind.

Die Leitweg-ID ist eine Zahlenkombination, die eine Zuordnung der Rechnung beim Rechnungsempfänger erlaubt. Sie fungiert als Adresse für E-Rechnungen und ist vergleichbar mit der Anschrift der rechnungsempfangenden Stelle bei herkömmlichen Papierrechnungen.

Das Datenfeld BT-10 ist im XRechnungsformat eine Pflichtfeld. Für Dienststellen der hessischen Landesverwaltung besteht die Vorgabe, die Leitweg-ID als Käuferreferenz zu nutzen. Rechnungen ohne gültige Leitweg-ID werden zurückgewiesen.

Bitte beachten Sie – Bei Verwendung eines unzulässigen Übermittlungswegs, kann der LBIH die Zahlung gemäß § 273 BGB zurückbehalten oder die Rechnung gemäß § 4 Abs. 4 E-Rech-V ablehnen.

Hier können Sie die Leitweg-ID für Ihren LBIH-Vertragspartner erstellen:

Eine Rechnung kann als Anlage per E-Mail an  e-rechnung@ekrw.hessen.de gesendet werden.

Zulässige Formate

• XRechnung nach dem Standard EN-16931 (.XML) bzw. aktuell rechnungskonformes ZUGFeRD-Format. XRechnungen müssen die Leitweg-ID im Datenfeld BT-10 enthalten.
• PDF für Rechnungen, die nicht der Übermittlungsverpflichtung nach § 3 Abs. 4 E-Rech-V unterliegen (siehe Ausnahmeregelung unter Punkt "Rechtsgrundlagen und Geltungsbereich"). Die Rechnungsadresse des LBIH-Vertragspartners ist zwingend um den Zusatz „Buchungskreis und Dienststelle“ zu ergänzen. 

Hinweise

• XRechnungen müssen die Leitweg-ID im Datenfeld BT-10 enthalten
• PDF-Rechnungen müssen im Adressfeld um den Buchungskreis und die Dienststellennummer des LBIH-Vertragspartners ergänzt werden
• pro E-Mail ist ein Anhang zulässig (Rechnung inklusive eingebettete rechnungsbegründende Anlagen)
• maximale Größe: 22 MB
• keine vorherige Registrierung erforderlich
• keine Empfangsbestätigung
• No-Reply-Adressen sind unzulässig
• Versendung von ZIP-Dateien oder anderen Datei-Komprimierungen ist nicht zulässig
• Verschlüsselte E-Mails sind unzulässig – alternativ ist die Upload-Plattform zu nutzen

Hier können Sie den Buchungskreis und die Dienststelle für Ihren LBIH-Vertragspartner erstellen:

Zulässiges Format

• XRechnung nach dem Standard EN-16931 (.XML) sowie Rechnung im ZUGFeRD-Format ab der Version 2.1.1 im Profil XRechnung ohne Sichtformat PDF.

Hinweise

• XRechnungen müssen die Leitweg-ID im Datenfeld BT-10 enthalten
• pro Upload ist eine Rechnung zulässig
• maximale Größe: 100 MB
• Registrierung erforderlich
• Empfangsbestätigung mit Registriernummer für Rückfragen
• No-Reply-Adressen sind unzulässig

Verfahren

• Öffnen Sie die Website  Direkte Übersendung von Rechnungen (hessen.de)Öffnet sich in einem neuen Fenster und registrieren Sie sich, falls Sie noch keinen Account besitzen bzw. loggen Sie sich ein, wenn Sie bereits registriert sind.
• Klicken Sie die Schaltfläche „Upload“ an und wählen Sie die Dateien für den Upload aus. Pro Upload darf eine Rechnung im XML-Format mit den dazugehörigen Anhängen eingestellt werden.
• Mit der Schaltfläche „Ablegen“ wird der Upload hochgeladen. Nach Abschluss des Uploads erhalten Sie eine Bestätigungsemail mit einer Registriernummer, die bei Rückfragen zur Rechnung anzugeben ist.

Zur ausführlichen ArbeitshilfeÖffnet sich in einem neuen Fenster

Für die Auftraggeber gilt ebenfalls das hessische E-Government-Gesetz und die Hessische E-Rechnungsverordnung. 

Wichtig: Die Rechnungen sind an den LBIH-Vertragspartner zu senden, wobei der Bund als abweichender Leistungsempfänger anzugeben ist. Beachten Sie hierzu die Hinweise unter „Inhalt der E-Rechnung“. 

Unser Ziel ist es, unseren Lieferanten ein unkompliziertes und bequemes Abrechnungsverfahren zu bieten.

Gemäß § 5 E-Rech-V müssen E-Rechnungen neben umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen des § 14 UStG zusätzlich mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• Leitweg-ID (BT-10)
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
  • Bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis 86)
  • Bei Lastschrift: BG-19 (BT-89 bis 91)
• Zahlungsbedingungen (BT-20 und/oder BT-9)
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (BT-43)

Bitte befüllen Sie zusätzlich in jeder E-Rechnung an den LBIH die folgenden BT-Felder, wenn Ihnen diese mit dem Auftragsschreiben mitgeteilt wurden (siehe nachfolgende Tabelle):